A formális interperszonális kommunikáció fő szempontjai, szabványai és alkalmazási területei. Speciális fajták és szabályok, amelyek korlátozzák az ilyen típusú interakciót. A formális interperszonális kommunikáció az emberek közötti interakciótípus, amelyet elfogadnak a társadalmon belül, és olyan idegenek vagy ismerősök számára használnak, akiknek beszélgetése nem mélyül érzelmi szintre, és pusztán tájékoztató jellegű. Korlátozott magatartási szabályok és etikett, amelyek általánosan elfogadottak és kötelezőek.
A formális interperszonális kommunikáció leírása
A kommunikáció az egyének közötti interakció legfontosabb típusa, amely nélkül nagyon nehéz elképzelni a létezést és a személyes növekedést. Elengedhetetlen az emberi élet minden területén. Attól függően, hogy egy személy hol kommunikál, két fő típust lehet megkülönböztetni: formális és informális. A fő különbség az első között sokféle attitűd jelenléte, amelyek korlátozzák az embert az ítéletekben, és egy konkrét keretet jelölnek, amelyet nem lehet átlépni.
A hivatalos kommunikáció másik neve szerep-alapú. Vagyis a társadalomban betöltött sajátos szerepet veszik figyelembe, amely két ember viszonyát és viselkedési etikáját szabályozza. Minden egyes személynek sajátos lenyomata van a társadalomban, ahol az illető felnőtt, a körülményekhez, amelyekben jelenleg tartózkodik, és a rá ruházott jogkörökhöz. Beszélgetőtársával kapcsolatban valamilyen szerepet tölt be, és olyan pozíciót tölt be, amely megfelelő hozzáállást igényel önmagához. Éppen ezért azt mondhatjuk, hogy a formális kommunikációt mindenki számára előírt szerepkörökön belül végzik.
Például egy személy magas beosztásban dolgozik, és főnökként kommunikál beosztottjával, és megköveteli tőle, hogy teljesítse munkaköri feladatait. Itt tisztelettel kell bánni vele, és megkérdőjelezhetetlenül hallgatni a véleményére. Tegyük fel, hogy egy beosztott lakik ennek a személynek a szomszédjában, és gyakran találkozik vele a kerítés közelében, megbeszélve a palántákat, az időjárást és még az általános szabadidőt is. A második lehetőség az informális személyközi kommunikációra korlátozódik, amelyből a főnök és az alkalmazott szerepe megszűnik. E maszkok nélkül teljesen egyenrangúak a beszélgetésben.
Éppen ezért vitatható, hogy a formális személyközi kommunikáció szabályozza az üzleti kapcsolatokat, amelyeket számos bürokratikus tényező befolyásol. Nagyon korlátozott, és számos szabálynak, előírásnak és elfogadott szabványnak engedelmeskedik, amelyeket be kell tartani.
Különbségek az informális kommunikációtól
A kommunikáció meglehetősen sokrétű folyamat, és minden esetben eltér a hasonlótól, ezért néhány árnyalatot ki kell emelni. Ők jelentik a fő különbségeket a társadalomban leggyakrabban használt kétféle interakció között. Vegye figyelembe a hivatalos kommunikáció jellemzőit:
- Cél … Minden hivatalos beszélgetésnek bármilyen célja is van, amelyre a kommunikáció redukálódik. Vagyis vagy hasznos információkat akarnak kapni egy személytől, vagy valami fontosat kell közvetíteniük számára. A beszélgetés mindkét esetben ezekre a célokra korlátozódik, és nem szabad más szempontokra térni. Ha egy hivatalos beszélgetésnek nincs konkrét célja, ami miatt lefolytatják, akkor már nem nevezhető annak. A formális kommunikáció olyan eszköz, amellyel kielégítik munkaigényeiket vagy megoldják a mindennapi problémákat. Ha nincs szükség egy ilyen beszélgetés végeredményére, akkor fel sem merül. Ezért a cél a formális interperszonális kommunikáció legfontosabb tulajdonsága.
- Tartalom … Hatalmas szerepet játszik az is, amiről az emberek hivatalos beszélgetés során beszélnek. Ennek egyértelmű beszélgetésnek kell lennie, amely tisztáz néhány munkapontot egy vagy két beszélgetőpartner számára. A konkrét céltól függően annak tartalmának a munkához vagy azokhoz a kapcsolatokhoz kell kapcsolódnia, amelyekben az emberek tartózkodnak. A megbeszélésnek ki kell terjednie a munka bizonyos aspektusaira. A kérdések lakonikusak, a válaszok rövidek és értelmesek. Nincs helye a ragyogó humornak vagy más észrevehetően világosító körülményeknek. Kivételesen száraz információs beszélgetés, amelynek a lehető leghasznosabbnak kell lennie az egyik vagy az összes beszélgetőpartner számára.
- Állapot … Feltétlenül figyelembe kell venni a formális interperszonális kommunikációban. Egy személynek meg kell különböztetnie és meg kell értenie a beszélgetőpartner szerepét, és attól függően ki kell alakítania hozzáállását, egyenlővé téve saját státuszát. Általánosan elfogadott magatartási szabályok, kommunikációs etika és munkakapcsolatok irányítják. Vagyis kötelező a tiszteletteljes és udvarias bánásmód, amely nem teszi lehetővé egy személy saját véleményének kifejtését, hanem csak maszkként szolgál a szükséges információk vagy szolgáltatások megszerzéséhez.
- Érzelmesség … Az interperszonális kommunikáció formális és informális típusai közötti egyik legfontosabb különbség az érzelmi összetevő a beszélgetésben. Először is ez teljesen jellegtelen. Az arckifejezések kifejezése, vagy egy személyhez vagy más tényezőhöz való szubjektív hozzáállásod szavaival teljesen elfogadhatatlan a hivatalos kommunikációban.
A formális kommunikáció fajtái és jellemzőik
A formális kommunikáció meglehetősen monoton, és ritkán emelnek ki konkrét különbségeket egyik vagy másik formában. Leggyakrabban hatókör szerint osztályozzák. Attól függően, hogy az illető kivel lép kapcsolatba, és mit akar elérni egy adott beszélgetésből, a formális kommunikáció három formája különböztethető meg.
Szerepjáték
Ez valójában kommunikáció, amelynek szabályait a feltételek diktálják. Ebben a pillanatban egy személy játssza a szerepét, és ezzel kapcsolatban épül fel a másokkal való interakciója.
Például, ha egy nő kozmetikus vagy tanácsadó, és kommunikál egy ügyféllel a munkahelyén, akkor professzionális nyelvet használ, udvarias, udvarias, mosolyog és elvégzi a dolgát. Még ha nem is szereti túlságosan a beszélgetőtársat, kénytelen mosolyogni és barátságosan kinézni, hiszen erre kötelezi őt az előadói szerep.
A szerep-alapú kommunikáció célja az érzelmi válaszok védelme, ahol azok nagyon nemkívánatosak. Ezen túlmenően, ha megfelelően felépít egy sablont az emberekkel (például ügyfelekkel) való interakcióhoz, jó szakmai eredményeket érhet el.
A szívélyes és barátságos hozzáállás befolyásolja a szalon / üzlet / piac látogatottságát és javítja a marketing teljesítményét. Tehát azt mondhatjuk, hogy a szerep-alapú formális kommunikáció egyedülálló eszköz, amely ügyes kezekben hatékony eszközzé válik saját céljainak eléréséhez.
Üzleti
Ez a fajta hivatalos kommunikáció a közös ügyhez kapcsolódó tények szigorú megbeszéléséből áll. Csak száraz adatokat használnak, amelyeket közölni kell a beszélgetőpartnerrel. Az üzleti kommunikáció célja mindig ugyanaz - anyagi vagy szakmai előny, amelyet az azonos területen dolgozó más emberekkel való interakció során érnek el. Az üzleti kommunikációt gyakran tárgyalások formájában mutatják be, ahol a felek számára érdekes kérdéseket lakonikusan és pontról pontra osztják szét. Valójában az ő segítségükkel részletes tájékoztató ismeretséget folytatnak. Az adatokat egyik személyről a másikra továbbítják, miközben a lehető legnagyobb mértékben tömörítve vannak az egyes javaslatok fontosságának és értékének határáig. Például egy személy egy nagyvállalatnál dolgozik, és utasítania kell a beosztottakat egy új projektről. Vagyis üzleti nyelven mindent elmagyaráz, ami ilyen esetekben biztosított. A gondolatok bemutatása a lehető lakonikusabb, az összehasonlítások és a komikus eltérések nem jellemzőek.
Funkcionális
A szükségletek kielégítésére használják a rutin életben és minimális interakciót az emberekkel. Vagyis minden egyes esetben megvan a maga funkciója. Amint teljesül, a kommunikáció ezzel a személlyel leáll.
Ugyanakkor nincsenek konkrét státuszok, amelyek meghatározzák a partnerek egyenlőségét. Az előre tervezett jövőbeli találkozók lehetősége is kizárt.
A legszembetűnőbb példa lehet egy második beszélgetés a liftben "Melyik emeleten vagy?" vagy a buszon "Pass, kérem, a viteldíjért." Ugyanakkor egyáltalán nem mindegy, ki ez a személy, magasabb vagy alacsonyabb státuszú. Mindig csak járókelő marad.
Csak az általános etikett és az idegenekkel való viselkedés szabályai szabályozzák a funkcionális formális kommunikációt. Tartják a távolságot a beszélgetőtársak között, és még egy ilyen második beszélgetés során is hozzák a részüket az udvariasságból és az udvariasságból.
A formális kommunikáció alapvető szabályai
Amint fentebb említettük, a szabályok képezik a formális kommunikáció alapját. Alapértelmezés szerint azt feltételezzük, hogy a beszélgetés minden résztvevője ismeri őket, és egyformán ragaszkodik hozzájuk.
A funkciók kissé konkrétabbá tétele érdekében a formális kommunikációnak számos alapvető szabálya van:
- Távolság … A beszélgetőpartnerek között fizikai és pszichológiai távolságnak kell lennie. Vagyis nem mehet be a lélekbe, nem kérdezhet személyes dolgokról, vagy nem léphet közelebbi kommunikációs szintekre. A beszélgetésnek egy irányba kell haladnia, és nem lépheti túl a vezető témát. Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a beszélgetőpartner nem biztos, hogy megnyílik egy ilyen hivatalos beszélgetés során, és ez nem kívánt reakciót vált ki, vagy negatív benyomásokat vált ki. És ez legalább elrontja a képet.
- Pragmatikus … A hivatalos beszélgetés során mindig emlékezzen a céljára. Nem térhet el a témától, és nem zárkózhat el a közvetlen válaszoktól. Egy ilyen beszélgetés rendkívül informatív és támogató, ezért a lehető legrövidebbnek és pragmatikusabbnak kell lennie. Nem szabad szándékosan meghosszabbítani a beszélgetést vagy kimutatni a hiányérzetet.
- Fókusz … A formális interperszonális kommunikáció esetében a beszélgetés egypontos. Vagyis a beszélgetés egy bizonyos irányba halad, és nem érint más témákat. A kommunikáció jellege átkerül a célból, és amint ez megvalósul, a beszélgetés folytatásának igénye magától eltűnik.
- Érzelmi blokád … A formális interperszonális kommunikáció nem befolyásolja az érzések szintjét. Vagyis az emberek meg sem közelítik benyomásaikat, elemzik a beszélgetőpartner viselkedését. Ezenkívül a beszélgetésben nincs érzelmesség, ha nem veszi figyelembe a szakmai durva humort vagy a másodpercek költségeit.
Hogyan lehet a formális kommunikációból az informális kommunikációba lépni
Először is meg kell találnia és meg kell határoznia, miért kell ezt tennie. Bizonyos esetekben a formális kommunikáció célja azoknak a szakmáknak az emberi érzelmeinek védelme, akik kénytelenek sokat kommunikálni másokkal. Ez egyfajta maszk, amellyel megóvhatja belső világát az idegenektől, akik akár önkéntelenül is betörhetnek. De bizonyos esetekben az ilyen átmenet egyszerűen szükséges. Ehhez fontos figyelembe venni több szempontot:
- Viszonosság … Lehetetlen áttérni az informális kommunikációra csak az egyik oldalról. Ez szükségszerűen kölcsönös folyamat, amelyet kölcsönös egyetértés, céltudatos viselkedés és cselekvés kísér. Vagyis a beszélgetőtársnak is érdekeltnek kell lennie egy ilyen átmenetben, vagy legalábbis nem bánja.
- Fokozatosság … Természetesen a formális szintű hosszú távú kommunikáció után lehetetlen egy szép pillanatban megközelíteni egy embert, megveregetni a vállát és úgy beszélni, mint a legjobb barát. Ez időbe telik, vagy talán nem kell ilyen eredményre számítani. Kezdje apró kérdésekkel, udvarias mondatokkal, amelyek félig jó modorúak és félig őszinte érdeklődést mutatnak a másik ember élete iránt.
- Humor … Furcsa módon, de az első az informális kommunikáció felé vezető úton segít a pozitív hozzáállásnak és a közös nevetés lehetőségének. Kezdje apró munkapercekkel, amelyek sokak számára komikusnak vagy viccesnek tűnhetnek. Ha egy személy a humor segítségével lép kapcsolatba, akkor kétségtelenül van esély az informális kommunikáció kialakítására.
- Kiemelten fontos … Lehet, hogy sokan nem szeretik az informálisra való áttérést, mert fennáll annak a veszélye, hogy elveszítik a beszélgetések üzleti értékét. Vagyis, ha hosszú ideig csak szükségből kommunikált egy személlyel, akkor így kell kezdenie. Először meg kell találnia az összes hivatalos pillanatot és célt a hivatalos kommunikációhoz, majd folytatnia kell a "közeledést".
Mi a hivatalos kommunikáció - nézze meg a videót:
Mind a formális, mind az informális kommunikációnak megvan a maga alkalmazási területe. Sikeresen szolgálnak a különböző kategóriákba tartozó emberek közötti interakció eszközeiként, és jól végzik munkájukat. A hivatalos kommunikáció célja, hogy megoldja a mindennapi és munkahelyi pillanatokat olyan emberekkel, akiket nem szeretne beengedni az életébe, de mégis kapcsolatba kell lépnie velük. Ez az etikettet képviseli a cselekvés során, és tanúsítja az egyes személyek iskolázottságát.
